EN
Resim: udh-logo Resim: ataturk-img
Haberler Resim
EDYS'ye geçtik

EDYS'YE GEÇTİK

Elektronik Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemi'nin ilk evrakını Genel Müdürümüz tüm bölgelere gönderdi

16 Mart 2006 tarihinde, telekonferans sistemiyle EDYS'ye geçtik.

EDYS sistemine geçilmesi nedeniyle düzenlenen toplantıda bir konuşma yapan Genel Müdürümüz Süleyman Karaman; 2003 yılında, Ulaştırma Bakanı Binali Yıldırım'ın liderliğinde “Hedeflerle Yönetim ve Değişim Seferberliği”nin başlatıldığını, belirlenen hedefleri destekleyen 173 projenin üretildiğini, bunlardan birinin de EDYS, yani Elektronik Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemi olduğunu vurgulayarak şunları ifade etti:” EDYS'yi ülkemizde uygulayan ilk ulaşım kuruluşuyuz. Artık evrak için hiç kimse kimsenin peşinde koşmayacak, evraklar da arşivlerde çürümeyecek, yer kaplamayacak. En önemlisi işler hızlanacak, bizler de birbirimize yakınlaşacağız. E-sistemiyle birbirimizle konuşacağız. “

EDYS sisteminin hayata geçirilmesinde emek veren tüm demiryolculara teşekkür eden Karaman; bu sistemin sayısız yarar getireceğini , toplamda mesai ve iş kayıplarında % 15 ila % 25 azalmanın olacağını, ayrıca personel tatmininde % 15 ila % 25, iş fırsatına vaktinde ilgi göstermede % 10 ila % 40, iş veriminde %10 ila % 25 ve performans ölçümünde doğruluk da %50 ila %75 oranında iyileşme sağlayacağını ifade etti.

Bilgi İşlem Daire Başkanı Ersin Taşçı da; Genel Müdürümüz Süleyman Karaman'ın bilgi teknolojilerinden yoğun bir şekilde yararlanılması konusunda her zaman teşvik ettiğini, desteklediğini, her türlü güçlükte arkalarında durduğunu, projelere sahip çıktığını, iyi bir bilgisayar kullanıcısı olduğunu belirterek, kendilerine teşekkür etti.

Başkan; kamu hizmet ve işlemlerinin elektronik ortama aktarılması olarak tarif edilebilecek e-devlet olarak adlandırılan çalışmaların bütün kamu kurum ve kuruluşlarında hızla devam ettiğini, nihai hedefte tüm kurum ve kuruluşların elektronik ortamda birbirleriyle ve vatandaşla işlemlerini gerçekleştireceğini, kuruluşumuzun bunu uygulayan ilk kuruluşlardan biri olduğunu söyleyerek sözlerini şöyle sürdürdü:” Elektronik Doküman Yönetim ve Arşiv Sistemi ile sadece dokümanların oluşturulmasından arşive kaldırılmasına kadar bir dizi süreç elektronik ortamda yapılıyor hale gelmiş olmayacak, bilgiye erişim, bilgiyi paylaşmak, bir iş süreci ile ilgili tüm geçmişe bütünsel bir bakış imkanı da yakalanmış olacaktır . “

Bu projenin türünün en iyi ve kapsamlı projesi olduğunu , t amamen Web tabanlı oluşturulduğunu, sisteme internet üzerinden erişilebileceğini, dokümanların 128 BIT kriptolu olarak sistemde saklandığını, program dışından belge görüntülenmesinin engellendiğini, kimler tarafından ne zaman görüntülendiği bilgisine ulaşıldığını, sistem üzerinden aranılan her türlü evraka çok kolay ulaşıldığını, herkesin yetkili olduğu evrakları görebileceğini, işlem başlatıldığında iş akışının kendiliğinden oluştuğunu, yanlış bir birime evrak gitme, evrak kaybolma gibi ihtimallerin ortadan kalktığını ifade eden Taşçı; Kurmuş olduğumuz sistemde güçlü bir mesajlaşma modülü bulunmaktadır. Çalışanların birbirleriyle haberleşmesinin sağlanmasının yanı sıra, kişinin evrakında akış sürecinde herhangi bir değişiklik yapıldığında anında otomatik bir mesaj üretilerek kişiye değişiklik haber verilmektedir. Programda kuruluşumuzda standart olarak kullanılan formlar e-form haline getirilerek kolayca kullanılabilmekte ve bu formlar arşivlenebilmektedir. Kağıt ortamında bulunan belgelerin sisteme aktarılması çok kolay bir şekilde gerçekleştirilebilmekte, kağıt ortamındaki yazılar sayısallaştırılabilmektedir.

Doküman yönetim sistemi ile herhangi bir evrakın oluşturulmasından, dağıtımı, arşivlenmesine kadar ki tüm süreçler gerçekleştirilebilmekte, sistemdeki herhangi bir bilgiye kolayca ulaşılabilmektedir. Sistem diğer tüm sistemlerle kolayca entegre olabilecek şekilde standartlara uygun bir şekilde oluşturulmuştur. Sistem sahip olduğu sesli ve simülasyonlu eğitim ara birimi ile kendi kendini çok kolay bir şekilde öğretmektedir. Sistemle ilgili Genel Müdürlükte 1118 kişi bire bir eğitilmiştir .” dedi.

 

Daha sonra Genel Müdürümüz Süleyman Karaman bölgelere ilk evrakı gönderdi. Bölgeler de gönderilen evraka, “EDYS sistemi hayırlı olsun” yazan cevabi yazıyı gönderdi.

Ayrıca, Genel Müdürümüz EDYS sistemine emeği geçen; Ersin Taşçı, Nevzat Güner, Faruk Bozkurt, Giray İlkay, Fulya Şengün, Kürşat Yavuz, Murat Cumhurlu, Nurettin Ceylan, Murat Aytaş, Gökhan Çiftçi, Dr. Kasım Özdemir, İlknur Berksoy, Hakan Mete Ertaş, Erdal Selçuk, Metin Erışık, Ergünay Meşe, Nilüfer Atagün, Fikret Ziya, Kubilay Acar, Tansel Şen, Murat Şeneken, Kadim Akkan, Sami Navgasin, Nurcan Peker, Huriye Akbal'a takdir belgesi verdi.

EDYS Nedir ?

Dokümanların oluşturulması, taranması, düzenlenmesi, saklanması(dosyalanması), erişilmesi, paylaşılması, üzerinde değişiklik yapılması, kontrollü olarak dağıtılması işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan bilgisayar destekli yönetim sistemidir.

EDYS Kronolojisi :

1 Şubat 2004 tarihinde hazırlık çalışmalarına başlanan EDYS projesinde;

- 20.09.2004 İhale yapılmış,

- 15.12.2004 Sözleşme imzalanmış,

- 09.12.2005 Geçici Kabul yapılmıştır.

EDYS Maliyeti:

Proje Datasel Firması tarafından Döküart ürünü kullanılarak, yazılım donanım ve tüm lisanslarla birlikte 466.000 YTL' ye gerçekleştirilmiştir.

e-imza Nedir?:

Elektronik sertifika sayesinde, bir elektronik veriye eklenen ve göndereni emsalsiz (unique) şekilde tanımlayan bir sayısal koddur. Bilgisayar ortamındaki dokümanlara atılan imzadır. Islak imza kadar güvenli ve geçerlidir. e-İmza Ocak 2005 tarihinde resmi olarak yürürlüğe girmiştir.TÜBİTAK bazı teknik ve mevzuat sorunlarını çözme çalışmalarını sürdürmektedir. Bunlar çözüldüğü zaman uygulamaya geçilecektir. EDYS' de e- imzaya geçiş altyapısı sistemimizde mevcuttur.

EDYS nin Faydaları:

•  Kurum içerisindeki her türlü yazışmaların manyetik ortamda yapılmasının ve takip edilmesinin sağlanması

•  Kurum içerisinde evrak akış yollarının iş akışları ile belirlenerek gideceği yere doğru ve hızlı şekilde ulaştırılmasının sağlanması

•  Evrakların manyetik ortamda oluşturulması ve bu sayede kırtasiye, insan kaynakları ve zaman kullanımının minimuma indirilmesi

•  Evraklara elektronik ortamda gelişmiş sorgulama yöntemleriyle ulaşılabilmesi

•  Merkez ve taşra teşkilatı arasındaki iletişimin elektronik ortamda hızlı ve etkin olarak yapılmasının sağlanması

•  Elektronik İmza bütünleşmesi ile güvenli ve kanunlara uygun olarak evrak yönetiminin sağlanması

•  Kurum içerisindeki tüm süreçlerin yöneticiler tarafından takibinin gerçekleştirilmesi ve performans değerlendirme kriterlerine bilgi tabanı oluşturulması

•  Diğer yazılımlarla entegrasyon sağlanarak verinin tek merkezden girilmesinin sağlanması

•  Süreli evraklarda ilgili kullanıcının uyarılması ile gecikmelerin önüne geçilmesi

EDYS işverimi olarak:

Toplamda mesai ve iş kayıplarındaki azalma %15 ila %25

Personel tatmini %15 ila %25

İş fırsatına vaktinde ilgi gösterme %10 ila %40

İş verimi %10 ila %25

Performans ölçümünde doğruluk %50 ila %75

iyileştirme sağlanmış olacaktır.